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展覽會現(xiàn)場管理對成功地辦好一屆展覽會至關(guān)重要，任何環(huán)節(jié)都不能忽視。現(xiàn)場管理做得不好，會影響專業(yè)觀眾和參展商對展會的滿意程度，甚至影響整個展會的品質(zhì)。分享有效提高展會現(xiàn)場管理水平的方法，將起到很好的指導作用。
1、組織管理
主辦單位在展會現(xiàn)場成立應急處理小組，由一名總指揮、兩名副指揮及若干工作人員組成，工作人員的多少與展會的規(guī)模成正比。
當展會現(xiàn)場出現(xiàn)緊急情況或各個服務外包公司都不知如何處理的問題時，統(tǒng)一交由應急處理小組處理，并由各個承包商給予必要的支持。
為了保證應急處理小組的辦事效率，要求各個服務承包商只有在問題不能解決或需要多個部門協(xié)調(diào)的時候，才可以求助于應急處理小組。
同時，應急處理小組的組建最好在開展前一周的“碰頭會”之前，方便“碰頭會”時將應急處理小組主要負責人介紹給各個服務承包商，以便應急處理小組在現(xiàn)場工作中得到各個服務承包商的必要支持。
2、問題識別
主辦單位應該充分考慮展會現(xiàn)場服務可能產(chǎn)生的問題，具體包括展臺設計、展臺搭建、展臺租賃、展具出租、貨物運輸、現(xiàn)場觀眾登記、現(xiàn)場觀眾指引及導覽、清潔保安、餐飲服務等方面的問題。
在展會開始布展前一周左右，召開全體服務承包商會議即”碰頭會”，明確各個服務承包商在展會現(xiàn)場的服務范圍與責任。
對于召開多次的展會，可以將以往展會現(xiàn)場出現(xiàn)的問題及處理對策大致歸類并集結(jié)成冊，分發(fā)給各個承包商，促使各個服務承包商在展會現(xiàn)場再面對上述問題時，迅速做出反應，積極解決展會現(xiàn)場的問題。
3、餐飲管理
展覽會主辦單位通過合同條款對餐飲服務承包商的菜單、份量和價格等進行嚴格的約束，以確保現(xiàn)場餐飲服務的質(zhì)量。
而且在展會餐飲區(qū)，餐飲服務人員應該及時清理簡易飯盒等餐具，為參展商和專業(yè)觀眾營造一個良好的就餐環(huán)境。
4、參展商和觀眾投訴處理
在展覽會舉辦過程中，迫切需要一個專門的機構(gòu)來處理各種投訴，這一機構(gòu)可以附屬于應急處理小組，隨時處理展會現(xiàn)場出現(xiàn)的各種投訴。
例如，在第二屆中國(深圳)消費商品采購大會上，組委會在總服務臺設立了投訴處，負責處理參展商和觀眾的`各種投訴，收到了比較好的效果。
5、現(xiàn)場登記入場
觀眾登記處的服務直接影響了參觀人士對展會現(xiàn)場服務的印象。因此，提高現(xiàn)場登記入場工作的效率顯得格外重要。絕大多數(shù)展會組織者都偏向于把預先登記的觀眾和現(xiàn)場注冊的觀眾分開。
有些展覽會還進一步將現(xiàn)場注冊的觀眾分成兩類，即有名片的和無名片的。前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可以換取胸卡，后者要在主辦方人員的指導下填寫登記表然后再到登記處辦理手續(xù)。
6、參展商行為管理
在布展、開展和撤展等不同階段，主辦單位都應和參展商進行有效溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場館的使用規(guī)定。必要時，主辦單位可以采用強制性措施，用以維護絕大多數(shù)參展商的正當利益和保證展覽會的順利進行。
展會不僅是一個展示產(chǎn)品的窗口，更是一個展示產(chǎn)品和服務的窗口，旨在展示企業(yè)形象，提升品牌影響力。展覽會現(xiàn)場管理，必須嚴格管理和規(guī)范。
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